Un sistema de gestión documental hace que sea fácil para las empresas combinar archivos en papel y digitales en un único repositorio. Los documentos fileísicos se pueden escanear y los formatos digitales de estos y otros documentos generados por diferentes sistemas se pueden importar.
Reducción de costos: Cuando se realiza digitalmente, la gestión de documentos lessen el espacio fileísico requerido para el almacenamiento y disminuye los costos asociados con el mantenimiento de archivos físicos.
Seguridad de los documentos. Cuando los documentos no se gestionan, la posibilidad de que se exponga información importante a las personas equivocadas es sizeable. Si información reasonable y important que cae en las manos equivocadas puede ocasionar un daño irreversible a una empresa. Un sistema de gestión documental permiten proteger la información confidencial mediante políticas de seguridad rigurosas y un Handle de acceso basado en roles donde solo los usuarios autorizados pueden ver ciertos archivos o documentos.
OCR: Son las siglas en inglés de Reconocimiento Óptico de Caracteres. Se trata de una tecnología que convierte el texto de las imágenes en datos que pueden ser utilizados por el software empresarial.
En una encuesta, los empleados señalaron que dedicaban unos 18 minutos de media en buscar Gestión de Documentos los documentos necesarios para completar una tarea.
La gestión documental ofrece una serie de beneficios significativos para las empresas que implementan un sistema adecuado.
Destrucción y reciclaje de documentos: Al final del ciclo de vida de un documento, debe existir un proceso claro para su destrucción segura.
La escalabilidad de la herramienta que permite que la misma crezca a medida que la empresa va creciendo. Este gestor documental puede reconfigurarse en cualquier momento y según necesidades puntuales.
Un Sistema de Gestión Documental (DMS) ofrece una serie de funcionalidades esenciales que permiten a las organizaciones gestionar sus documentos de manera eficiente y segura. A continuación, se detallan las funcionalidades clave de un DMS:
Se trata de una forma de organizar los documentos e imágenes digitales en una localización centralizada a la que los empleados puedan acceder de forma fácil y sencilla.
Seguridad y Cumplimiento: Es esencial asegurar que ambas plataformas, la nube y los sistemas on-premise, cumplan con las políticas de seguridad y las normativas de la industria.
Past mere storage, a DMS empowers organization. Whenever you manage enormous portions of data, being able to rapidly come across and retrieve important info is significant to productiveness and timely turnarounds.
Con Solpheo Suite obtienes mucho más que una herramienta de gestión documental. Se trata de una avanzada plataforma inteligente de gestión de contenido y procesos empresariales.
Dropbox Business es un conocido software de gestión documental diseñado para empresas que buscan optimizar el almacenamiento, la organización y la colaboración de documentos en un entorno digital.